In 2018 heeft KetenzorgNU alle huisartsen in de regio de mogelijkheid gegeven om Zorgmail te laten installeren via Z-Netwerken (inmiddels overgenomen door Enovation). Hier is veel gebruik van gemaakt, 80% van de huisartsen in onze regio is aangesloten. Graag delen we een aantal handige tips en filmpjes over het gebruik van Zorgmail. Ook interessant als u nog aan wilt sluiten.

Veilig mailen via diverse toepassingen

Veilig berichten versturen via Zorgmail kan op diverse manieren. Dit kan via:

• Edifact, vanuit het HIS.
• Zorgmail, via webmail of groene knop outlook middels groene veilig e-mail button in Outlook, en via webmail.
• KIS PortavitaZorgmail Send Message is een webtoepassing voor zorgverleners zonder Edifact-mogelijkheid, waarbij een beveiligde e-mail door hen verzonden als een Edifactbericht wordt ontvangen door zorgverleners die wel beschikken over Edifact-mogelijkheden.
• Siilo, een app die meestal niet gebruikt wordt om te communiceren over patiënten.

Veilig e-mailen is geschikt voor communicatie tussen:

• Professionals onderling (huisarts, specialist, GGD-arts, psychiater, psycholoog, paramedici,
  verloskundige, tandarts) in bestaande werkrelaties.
• Professionals en patiënten in bestaande behandelrelaties.
• Professionals en afdelingen/organisaties voor een algemene vraag met daarin (medische)
  gegevens herleidbaar tot personen.

Met als doel:

• Overdracht van informatie.
• Vooraankondiging bij ontslag.
• Tijdens of na telefonisch overleg sturen van aanvullende informatie.
• Vraag/consultatie: (niet formeel) niet spoedeisend, opvragen van gegevens.
• Verwijzing: als geen alternatieve route aanwezig (Zorgdomein, VIPlive, KIS).

Veilig e-mailen is NIET geschikt voor:

• Opdrachten (push-berichten) zoals verandermedicatie, check lab etc. zonder voorafgaand overleg (NB: dit kan wel als opvolging van een afspraak die live of telefonisch is gemaakt).
• Doorgeven van overlijden.
• Complexe vragen of overdrachten.
• Emotioneel beladen onderwerpen.
• Bevinding waar direct actie op nodig is.

Instructiefilmpjes

Onderstaand vindt u drie filmpjes ter ondersteuning van het implementatie proces. U kunt deze op elk gewenst tijdstip zelf bekijken of delen met andere disciplines in uw organisatie.

Filmpje 1 – Wat is Veilig mailen?

Filmpje 2 – Uitleg tegels ZorgMail

Filmpje 3 – Wat is Veilig mailen?

Groene veilige e-mail knop in Outlook

Maakt u gebruik van Outlook, dan kan Enovation u helpen om een groene verzendknop te installeren. Dat maakt het veilig e-mailen nog eenvoudiger. Ga naar de agenda van Enovation en plan een afspraak in.

Heeft u technische problemen?

Niet iedereen maakt nu nog gebruik van veilig e-mailen. Dit komt soms door technische problemen. Als dat voor u geldt, dan vernemen wij dat graag. Wij proberen gezamenlijk tot een oplossing te komen. Ook als u of uw medewerkers nadere instructies nodig hebben om er gebruik van te maken, dan horen wij dat graag via h.koelemij@ketenzorgnu.nl.

Tot slot een tip

Zorg dat u altijd weet of iemand u een veilig e-mailbericht heeft gestuurd. Als u gebruik maakt van Zorgmail via webmail, dan kunt u in webmail een notificatiebericht aanzetten. U ontvangt dan een e-mail op uw algemeen (niet veilig) e-mailadres dat er een Zorgmailbericht is binnengekomen. Dan kunt u gericht inloggen bij Zorgmail webmail, en het bericht lezen.

Meer informatie

Heeft u vragen of opmerkingen over de implementatie van Zorgmail op uw praktijk? Stuur dan een bericht naar h.koelemij@ketenzorgnu.nl.
Heeft u technische problemen met met Zorgmail? Neem dan contact op met de de helpdesk van Zorgmail. U kiest dan onder het kopje Service/Support voor ‘afspraak maken’ en dan ‘een afspraak inplannen’. Zorgmail gaat vervolgens het probleem onderzoeken en oplossen. Zij nemen dan uw scherm over met behulp van Teamviewer.