Mijndert Pon, huisarts bij De Angstel in Breukelen, heeft samen met zijn maten afgelopen jaar een praktijkscan uit laten voeren. De praktijkscan valt onder de pijler ‘Efficiëntere praktijkvoering’ van Toekomstbestendige Huisartsenzorg. Hij vertelt over zijn ervaringen met de praktijkscan.

Waarom een praktijkscan?

‘Twintig jaar geleden werkten we nog met een klein team, nu zijn we met twintig man. De werkdruk was hoog, mede door corona, er was verloop van personeel en de vaste patronen moesten weer opgebouwd worden. Dat kostte veel energie en het proces werd kwetsbaar. Dit kon efficiënter, dacht ik. Dat heeft met leiderschap, het proces en de verdeling van rollen te maken. Een praktijkscan biedt de kans om een externe te laten kijken naar de efficiency van de praktijk en verbeteringen te borgen.’

Commitment

‘De samenwerking met praktijkscanaanbieder Wielinq verliep heel prettig. Ze waren zorgvuldig en hadden een duidelijke doelstelling. Ze kwamen met een mooi en heel begrijpelijk voorstel.’ Om tot dit voorstel te komen, was er wel commitment van de praktijk nodig. De praktijkhouders hadden eerst samen een gesprek over de uitgangspunten. Er kwam een missie en visietraject om uit te zoeken wat de praktijk beoogt te zijn. En met alle medewerkers werden individuele gesprekken gevoerd. ‘Je doet een forse investering als praktijk,’ zegt Mijndert, ‘met name bij het doorvoeren van de verbeterpunten. Je moet ervoor zorgen dat het momentum blijft.’

Confronterend maar ook nieuwe inzichten en elan

Het verbetervoorstel bevatte tips op dertien verschillende gebieden, zoals leiderschap, drijfveren, praktijkmanagement en ondersteuning, strategie, etc. Onder de adviezen zaten zowel enkele quick wins als langetermijntrajecten. ‘Een goede quick win was het doornemen van de projecten met de assistentes en een structurele scholingsagenda maken. De POH’s somatiek worden meer betrokken bij overleggen. Hierdoor voelen ze meer verbintenis met de praktijk. We komen nu ook structureel elke maand samen met de assistentes. Daar komen thema’s zoals declareren of het verwijsproces aan bod. De assistentes hebben een triagecursus gedaan bij BLOOM en daarna elk een individueel vervolgtraject.’

Soms werd de medewerkers een spiegel voorgehouden. Zo kregen de maten te horen dat zij beter zouden kunnen doorpakken op besluitneming. ‘Bij een scan moet je niet bang zijn voor confrontatie, want het gaat ook over je eigen functioneren. De goede dingen worden benoemd, maar je onthoudt wat er beter kan.’

Het advies om de portefeuilles die de praktijkhouders al sinds jaar en dag op dezelfde wijze verdeeld hadden, te herverdelen, bracht verfrissing, nieuwe inzichten en elan. ‘Het inwerken van elkaar was heel leuk en gaf nieuwe informatie en impulsen.’

Implementatie en evaluatie

Het was een intensief jaar volgens Mijndert. Er moesten keuzes gemaakt worden: welke verbeterpunten neem je mee uit de praktijkscan en welke niet? Hoe waardevol is hetgeen wat doorgezet of opgegeven moet worden? ‘Je moet het zien als bewustwording. Daarna kun je de keuze maken of je met dat verbeterpunt aan de slag gaat of niet. We hebben meerdere verbeterpunten goed op schema opgepakt, maar niet alle.’
Mijndert wil in het tweede kwartaal van 2022 gaan evalueren. ‘Dat wordt door de drukte en corona best lastig denk ik. Het is goed mogelijk dat er bijvoorbeeld bij de assistentes nog geen verbetering te zien is als het gaat om werkdruk. Het traject is ook langer dan het jaar waarin je werkt, aangezien veel verbeterpunten over de lange termijn gedragen moeten worden.’

Tip van Mijndert

‘Een goede tip wanneer je aan een praktijkscan begint, is om te kijken waar je concreet tegenaan loopt. Je zal bij jezelf moeten beginnen en het voortouw moeten nemen, maar betrek je team er zeker ook bij. Als het een extern opgelegde taak is, ga je er niet met de goede overtuiging in.’

Annelien de Ruijter-Stapel van Van Wielinq:

‘Huisartsenpraktijk de Angstel is samen met twee andere praktijken onderdeel van Vechtzorg Huisartsenpraktijken. Geleidelijk is de praktijk gegroeid naar een praktijk met vier maten, zes assistenten, een praktijkmanager en een aantal praktijkverpleegkundigen. De groei van de praktijk is redelijk organisch gegaan. Het gaat goed met de praktijk. De kwaliteit van de zorg is constant en het team is loyaal aan de praktijk. Toch is er sinds ongeveer een jaar bij iedereen een sluimerend gevoel van werkdruk merkbaar. Iedereen heeft het idee dat het beter of anders kan, maar niemand weet precies hoe.
Vanuit Wielinq hebben wij de Angstel geholpen met onze integrale praktijkscan. We hebben iedereen gesproken over de huidige situatie en over een gewenste situatie. Het is interessant om te zien hoe verschillende perspectieven elkaar aanvullen en het verhaal compleet maken. Naast de gesprekken met de betrokkenen, hebben we gekeken naar relevante data en informatie. Alles bij elkaar genomen heeft dit geleid tot een volledige diagnose van de praktijk plus uiteraard onze adviezen om tot een toekomstbestendige praktijk te komen.’

Ook aan de slag met Efficiëntere praktijkvoering?

Enthousiast geworden door het verhaal van Mijndert? Dan kun je hier alvast oriënteren op de aanbieders van een praktijkscan. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Tesse Zwijnenburg.