Maken jij en jouw collega’s nog wel eens gebruik van de fax? Of van e-mail to fax? Bijvoorbeeld om nog even snel een recept naar de apotheek te sturen of een terugkoppeling van de psychologiepraktijk? Dan ben je niet de enige. In de zorg wordt nog veel gefaxt. Dit geeft niet alleen papieren rompslomp, het is ook niet efficiënt én vooral: niet veilig. Het risico dat gevoelige informatie niet goed overkomt of op de verkeerde plaats terecht komt, is onaanvaardbaar groot volgens de huidige normen. Er zijn veiligere én voordelige alternatieven. Help jij ook mee de fax de zorgwereld uit te helpen?
Instantie Z-Cert, gespecialiseerd in cybersecurity in de zorg, geeft aan dat het risico dat bij faxen gevoelige informatie niet goed overkomt of op de verkeerde plaats terecht komt onaanvaardbaar groot is volgens de huidige normen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. Naast faxen (daar valt ook via e-mail naar fax en andersom onder) komt ook nog voor dat er papieren post naar de praktijk wordt gestuurd. Steeds minder, maar toch nog geregeld. Ook dat is niet wenselijk. Reden genoeg voor de Vereniging van Zorgaanbieders voor Zorgcommunicatie (VZVZ) en Regionale Samenwerkingsorganisaties Nederland (RSO NL) om landelijk en pragmatisch de fax uit de zorg te bannen via het versnellingsprogramma Faexit.
Welke alternatieven zijn er?
Binnen het versnellingsprogramma Faexit wordt alle kennis van partijen bij elkaar gebracht om de fax als ingesleten gewoonte binnen de gezondheidszorg overbodig te maken. Er is voor elke situatie wel een beter alternatief.
De voorkeur gaat uit naar gegevensuitwisseling via LSP, Edifact, XDS, Zorgdomein etc. Hiermee wordt de verwerking zoveel mogelijk gestructureerd, gestandaardiseerd en komt de informatie direct in het EPD van de betreffende zorgverlener. Als dat (nog) niet mogelijk is, is veilig mailen is een goed alternatief, zeker als het via een beveiligde multi-factorsleutel gaat.
Is de fax niet nodig omdat de wet in veel gevallen een schriftelijke vorm vereist?
Dat is een misvatting. Bij de meest gebruikte vormen van communicatie in de zorg is het niet nodig om dit schriftelijk te doen. Denk maar aan het versturen van een verwijs- of ontslagbrief. De wet stelt daar geen schriftelijke eis aan. Digitale communicatie, bijvoorbeeld in de vorm van een veilige e-mail, heeft dan zelfs de voorkeur om overtypen te voorkomen. Goede beveiligingsmaatregelen zijn uiteraard wel van belang.
Kan alles dan digitaal; gestructureerd of ongestructureerd?
Bij de meeste vormen van communicatie is een schriftelijke vorm niet vereist en is het juist beter om dit digitaal te doen. In een zeer beperkt aantal situaties verplicht de wet een schriftelijke vorm. Het gaat daarbij om situaties die om extra zorgvuldigheid vragen.
Bijvoorbeeld:
- Betrokkenen moeten schriftelijk worden geïnformeerd over het voorbereiden van een verzoekschrift voor een zorgmachtiging voor verplichte GGZ-zorg.
- Een zelfbindingsverklaring – een verklaring waarmee een persoon zich kan verbinden tot het verlenen van zorg – moet schriftelijk worden ondertekend door o.a. de geneesheer-directeur en de betrokkene.
- Het oordeel van een onafhankelijk arts bij een onderzoek naar een oordeel over de zorgvuldigheidseisen bij een verzoek tot levensbeëindiging.
- Communicatie aan orgaandonoren over onder andere het aard en doel van de operatie en de risico’s.
- Communicatie aan een keurling over onder andere het doel van de medische keuring (artikel 8 Wet op de medische keuringen).
Wat kun je zelf doen in je praktijk?
- Vraag eens aan je collega’s hoeveel faxen verstuurd worden. Daar hoort dus ook de e-mail-to-fax functionaliteit via de computer bij.
- Houd bij naar wie je faxt en herken welke partijen dit verlangen. Zijn het steeds dezelfde? Welke reden geven zij aan om dit niet via Edifact te doen? Is het technisch of gaat het om het werkproces? Als dat technisch niet kan, stel dan veilig mailen voor en geef het e-mailadres waarop je de informatie wenst te ontvangen.
- Houd bij wie naar de praktijk faxt. Stel ook hier vast welke partijen dit zijn en geef aan dat jullie praktijk informatie via Edifact, LSP, Zorgdomein etc. of via veilig mailen wenst te ontvangen.
- Maak zoveel mogelijk receptenkoppelingen vanuit het HIS voor apotheken.
- Publiceer geen faxnummers meer.
Wil je het extra goed aanpakken? Kijk dan ook naar de verwerkingsstroom van de papieren post. Ook hier is het goed om bij te houden welke partijen nog veel papieren post versturen. Neem contact met ze op om waar mogelijk informatie via Edifact, LSP, Zorgdomein etc. te sturen of anders om veilig te mailen.
Meer informatie en contact
Op de Faexit-website vind je meer informatie over een stappenplan en de functionele en juridische aspecten van het gebruik van de fax.
Heb je nog vragen of behoefte aan ondersteuning? Neem dan contact op met Tina Meijer, informatiemanager Zorg ICT bij RegiozorgNU via t.meijer@regiozorgnu.nl.